Retrospectiva de una retrospectiva.

En Scrum, uno de los eventos que tenemos es la retrospectiva. La retrospectiva, en base a la definición de Scrum Manager,  sería:

Reunión que se realiza tras la revisión de cada sprint, y antes de la reunión de planificación del siguiente, con una duración recomendada de una a tres horas, según la duración del sprint terminado.
En ella el equipo realiza autoanálisis de su forma de trabajar, e identifica fortalezas y puntos débiles. El objetivo es consolidar y afianzar las primeras, y planificar acciones de mejora sobre los segundos.
El hecho de que se realice normalmente al final de cada sprint lleva a veces a considerarlas erróneamente como reuniones de “revisión de sprint”, cuando es aconsejable tratarlas por separado, porque sus objetivos son diferentes.
El objetivo de la revisión del sprint es analizar “QUÉ” se está construyendo, mientras que una reunión retrospectiva se centra en “CÓMO” lo estamos construyendo: “CÓMO” estamos trabajando, con el objetivo de analizar problemas y aspectos mejorables.
Las reuniones "retrospectivas" realizadas de forma periódica por el equipo para mejorar la forma de trabajo, se consideran cada vez más un componente del marco técnico de scrum, si bien no es una reunión para seguimiento de la evolución del producto, sino para mejora del marco de trabajo.

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Pero, para mi, esta definición se queda un poco corta encuanto al alcance y a su importancia. Creo que además de un evento, es una herramienta muy importante dentro del proceso de mejora continua junto con un punto de inflexión para poder parar y ver dónde estás en varios ámbitos. Esta definición se centra mucho en el sprint que ya ha vencido, en cómo lo hemos hecho, ... Pero creo que podríamos ir más allá y tener distintos enfoques:

• Retrospectiva de sprint para poder tener un punto de control en el que adaptarse rápidamente durante la evolución del producto y así conseguir mejorar cada entrega. Se trata de una reunión en la que participa todo el equipo
• Retrospectiva de producto, para una vez finalizado el producto, reunir a los distintos roles a nivel de Scrum que han intervenido: PO, SM's, Equipo's. El objetivo de esta reunión es mirar atrás y visualizar si se volviera a hacer el mismo producto, qué se haría de forma distinta, entre otras cosas. Esta reunión se tiene que hacer al poco de entregar el MVP.
• Retrospectiva de usuario.  No sólo necesitamos aprender de cómo lo hemos estado haciendo e interactuando entre los distintos roles, necesitamos también saber cómo de "buena" ha sido la solución de las hipótesis de solución que nos ha llevado al final a tener el producto que tenemos. En esta reunión se debe de incluir tanto a los stakeholders, grupos de trabajo como a una representación de usuarios además de los asistentes en la retrospectiva de producto, y así valorar cómo de buena ha sido la solución conseguida y en qué puntos se poría mejorar para la próxima vez. Esta reunión se haría a los pocos meses (3/4) de haber entregado el MVP.
• Retrospectiva de programa. Se trata de una retrospectiva a alto nivel estrátegico, cada 3, 4, 6 meses o al año, según el modo de planificación estratégico que se use en tu organización, en el que se revisarían los distintos OKR's de todas las iniciativas que se han ido abordando durante el periodo anterior, valorar tiempos, costes e ingresos y así ver de mejorar en las futuras decisiones de la siguiente priorización estratégica.

En este post me voy a centrar en la retrospectiva de producto, en la que voy a hacer una retrospectiva de la primera retrospectiva de producto que he llevado a cabo.

Consideraciones que tienes que tener en cuenta

• Debes planificar con tiempo muy bien la retrospectiva, pensar con detenimiento las preguntas que vas a hacer y con qué objetivo las vas a hacer y así llevarla bien preparada.
• Debes contemplar a todas las personas que van a asistir, conocer sus motivaciones, ponerte en sus zapatos y ver de adaptar las preguntas en caso de ser necesario. Piensa que se trata de una reunión en la que tienes que conseguir que las personas que asistan saquen lo que llevan en su interior con el objetivo de poder mejorar en conjunto, pues de alguna u de otra forma se van a tener que abrir al resto de asistentes.
• Debes medir y controlar muy bien el tiempo para cada una de las fases de la retrospectiva que hayas establecido. Piensa que si no llegas al final con un plan de trabajo todo el tiempo y esfuerzo dedicado durante la reunión no habrá servido de nada.
• Para empezar la reunión, debes de empezar rompiendo el hielo de alguna forma haciendo que los asistentes se relajen  y conseguir así un ambiente participativo y distendido.
• No empieces valorando temas personales, sensaciones, ... Déjalas mejor para casi el final, una vez que veas que vaya fluyendo todo
• Ves anotando en un cuaderno o pizarra todo aquello que consideres importante recordar al final de la reunión que vaya surgiendo durante el transcurso de ésta.
• Consigue llegar más allá de las respuestas para visualizar que hay de transfondo y que el resto de los participantes puedan ver e interpretar mejor la opinión del que está hablando
• Al finalizar la reunión, deja un tiempo para cerrar conclusiones con tu equipo de confianza para ver cómo ha ido la reunión y qué conclusiones adicionales puedes obtener.

Con esto, un posible planteamiento de una reunión de retrospectiva de producto de 2 horas (2 horas y media es algo más realista) sería la siguiente:

Apertura (5 min)

El objetivo es romper el hielo y crear un buen clima para que las personas estén animadas a participar.
En la apertura debes de centrar muy bien los objetivos que buscas, puede que hayan miembros nuevos que no sepan de que van estas reuniones.

Recolección de información (30 min)

Se trata de ir haciendo preguntas cuyo objetivo es ir recabando información de cómo ha ido durante el desarrollo del producto. Por ejemplo:

• ¿Qué cosas han ido “finas”, qué cosas se han hecho bien?
• ¿Qué cosas te han molestado? ¿Se podrían eliminar?
• ¿Qué cosas te han divertido, gustado durante el transcurso del proyecto?

• ¿Qué cosas has experimentado por primera vez en este proyecto?

• ¿Cómo definirías las evolución del proyecto en una palabra?

• ¿A quién te gustaría dar las gracias y por qué?
• Si empezáramos desde 0 el proyecto, ¿qué harías de forma distinta?

• ¿Qué has aprendido en este proyecto?
• ¿Cómo lo hemos hecho frente al manifiesto Ágil?

Generar ideas (45 min)

Una vez que hemos hecho que los asistentes lleven su mente al pasado y tengan visualizado la evolución del desarrollo del producto, es hora de generar ideas. Para ello un cuadrante así podría valer:

En este caso, el uso de post-it ayuda bastante. La idea es que si el tiempo lo permite, cada uno exponga cada una de las ideas que incluye en el tablero.

¿Cómo nos hemos sentido? (15 min)

Antes de poder llevar las ideas a un plano de acciones concretas, sería interesante el conocer cómo se ha sentido el equipo durante el proyecto en líneas generales y ver qué podemos hacer para mejorarlo en caso de que fuera necesario.

Plan de trabajo (15 min)

Con las ideas propuestas con el generador de ideas, se trata de definir un plan concreto de acciones para conseguir mejorar aquellos puntos con opción de mejora y definir también el plan de eliminación de desperdicios.

Conclusiones (8 min)

El objetivo es hacer un breve resumen de la reunión y luego dejar a los asistentes que indiquen que takeaways se llevarían de la reunión.

Cierre (2 min)

Cierra dando las gracias y con alguna frase que ayude a reflexionar sobre cosas que hayas visto durante el transcurso del desarrollo del producto.

Finalmente, para cerrar este post, os comparto un enlace con distintos planteamientos de retrospectivas que os pueden ser útiles:

https://trello.com/b/40BwQg57/retrospective-techniques-for-coaches-scrum-masters-and-other-facilitators